Na uczelni „niedługo” znaczy czasem pół roku. Adam Przymusiała o zmianie, której nie da się kupić w pudełku
Adam Przymusiała przyjechał na spotkanie z przedstawicielem uniwersytetu. Rozmowa układała się dobrze, obaj przeszli na ty. Na koniec usłyszał, że „niedługo” będą mogli działać razem. Dopytał o termin. Odpowiedź brzmiała: za pół roku.
Po dziesięciu latach pracy ze startupami i firmami B2B taki kalendarz trudno było mu przyjąć. W rozmowie z Krzysztofem Kosmanem przyznaje jednak, że wolniejsze tempo ma dla uczelni sens. Pozwala sprawdzić dostawcę, ocenić ryzyko i przekonać się, czy ktoś zostanie na dłużej. Dla osoby sprzedającej technologię to nie usuwa frustracji. Zmienia za to pytanie, które powinna sobie zadać: kto właściwie musi zaufać nowemu rozwiązaniu?
Jeden system, kilka różnych decyzji
W mniejszej firmie Przymusiała często rozmawiał bezpośrednio z właścicielem. Łatwiej było ustalić, kto decyduje, jaki efekt chce osiągnąć i kiedy. Na uczelni z jednego narzędzia może korzystać pracownik dziekanatu, zamówienie przeprowadzać inna osoba, a zakup zatwierdzać jeszcze ktoś inny. Do tego dochodzą ludzie odpowiedzialni za bezpieczeństwo i długofalowe utrzymanie systemu.
Dobra reakcja przyszłego użytkownika nie oznacza więc, że uczelnia kupi produkt. Adam radzi rozmawiać z kilkoma osobami, poznać ich różne potrzeby i znaleźć wewnątrz organizacji kogoś, kto pomoże przejść przez ten proces. Sam opisuje spotkanie, po którym usłyszał dopiero po roku coś w rodzaju: „O, nadal tu jesteś”. Dla niego był to znak, że przestał być tylko nieznanym dostawcą.
Jest też koszt samej procedury. Jak zauważa, pracy związanej z dokumentacją może być podobnie dużo przy zamówieniu wartym 30 tysięcy złotych i przy znacznie większym projekcie. Nie jest to argument za porzuceniem zasad. To wyjaśnienie, dlaczego nawet mały zakup nie musi być szybki.
Gdy pracownik widzi w bocie swoje zastępstwo
W rozmowie pojawia się historia bota dla dziekanatu, którą Adam zna pośrednio. Pracownicy pomagali przy projekcie, lecz na późnym etapie pojawiła się obawa, że narzędzie odbierze im pracę. Projekt się zatrzymał. Adam widzi w tej historii zaniedbaną rozmowę o tym, co stanie się z zadaniami ludzi, którzy pomagają wdrażać system.
Bot mógłby odpowiadać na powtarzalne pytania studentów i kierować ich do dokumentów. Pracownicy mogliby wtedy poświęcić więcej czasu sprawom wymagającym ich wiedzy. To możliwy sposób zorganizowania pracy, nie gwarancja, że automatyzacja nikogo nie zastąpi. Krzysztof pyta o to wprost, a rozmowa nie daje prostej odpowiedzi. Pokazuje za to, dlaczego nie wystarczy obiecać załodze „uwolnienia czasu”. Trzeba zawczasu ustalić, do czego ten czas będzie potrzebny.
Podobny problem Adam dostrzega w skargach na istniejące systemy. Pierwsza osoba mówi, że narzędzie nie działa. Dopiero rozmowy z kolejnymi ujawniają, że część trudności leży w procedurze, która przez lata przestała odpowiadać rzeczywistej pracy. Kanclerz, dziekan, kwestor i dział zamówień mogą widzieć ten sam proces inaczej. Zanim powstanie lista funkcji do dopisania, trzeba zrozumieć, gdzie praca naprawdę się zacina.
E-dyplom sprawdzi coś więcej niż drukarkę
Ten problem staje się konkretny przy e-dyplomach. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego podaje, że od 1 stycznia 2027 roku dyplom elektroniczny będzie podstawową, obowiązkową formą wydawania nowych dyplomów. Repozytorium działa od 30 czerwca 2026 roku, a do końca roku trwa okres przejściowy. Papierowa postać pozostanie możliwa obok elektronicznej.
Adam spodziewa się, że pierwszą trudnością okaże się spójność danych. Dyplom i suplement mają powstać z informacji zbieranych przez cały tok studiów. Uczelnia będzie musiała sprawdzić je z tym, co wcześniej raportowała do POL-on. Zmiana nazwiska, brakujący wpis albo dane zapisane tylko w arkuszu mogą wyjść na jaw dopiero wtedy, gdy trzeba przygotować końcowy dokument.
To jego przewidywanie, nie opis problemu potwierdzonego we wszystkich uczelniach. Wartość nowego procesu polega jednak również na tym, że wymusza pytania o źródło danych: kto je wpisuje, kiedy je aktualizuje i jak wychwycić rozbieżność. Według informacji ministerstwa dokument trafi do państwowego repozytorium, co ma ułatwić absolwentowi dostęp do niego i pozwolić sprawdzić jego autentyczność. Dawniej wydane dyplomy nie znikają z obiegu tylko dlatego, że zmienia się sposób wystawiania nowych.
Mniej funkcji, więcej zrozumienia
Przymusiała mówi o jeszcze jednej zmianie we własnej pracy. Jako były programista mógłby bez końca dopisywać funkcje do produktu. Dziś stara się częściej mówić „nie”. Samo zbudowanie nowej funkcji bywa stosunkowo łatwe; później trzeba ją utrzymać, połączyć z resztą systemu i sprawić, żeby człowiek umiał z niej skorzystać.
Przywołuje prezentację systemu rekrutacyjnego na uczelni specjalistycznej. Zespół odtworzył strukturę wydziałów, kierunków i wymagań, lecz usłyszał, że uczelnia nie potrzebuje cyfrowego wsparcia akurat przy ocenie kandydatów. Rozmowa ruszyła dopiero wtedy, gdy zeszła na ręcznie przygotowywane protokoły, decyzje i doręczenia. Problem leżał w innym miejscu niż to, które dostawca uznał za oczywiste.
Dlatego elastyczny system może najpierw obsłużyć zastany sposób pracy, a później pomóc go zmienić. Adam nie przedstawia tego jako recepty bez ryzyka: prowizorka potrafi zostać na lata. Uczelnia może jednak potrzebować czasu, aby sama zobaczyła, co warto przestawić. Dostawca musi wiedzieć, kiedy dostosować narzędzie, a kiedy wrócić do rozmowy o procesie.
Pod koniec wywiadu Adam mówi, po czym poznałby prawdziwy postęp cyfryzacji uczelni. Nie po liczbie plików PDF. Po tym, że dokument nie będzie krążył mailem między kolejnymi osobami, a sprawę da się przeprowadzić elektronicznie, bezpiecznie i z jasnym śladem decyzji. To dużo mniej efektowne niż kolejna funkcja na pokazie. W pracy uczelni może znaczyć więcej.
